Hóa đơn điện tử xác thực - Câu hỏi thường gặp

13/09/2017 |  Lượt xem: 290
HỆ THỐNG CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN ICS
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (hóa đơn xác thực) là gì?
Trả lời:
Điều 3 tại quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đã quy định: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Câu hỏi 2: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế có giá trị pháp lý không?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế có giá trị pháp lý; đơn vị bán sử dụng hóa đơn này để kê khai nộp thuế đầu ra; đơn vị mua sử dụng hóa đơn này để khấu trừ thuế đầu vào.

Câu hỏi 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế có lợi ích gì cho DN?
Trả lời:
Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp có được những lợi ích sau:
  • Không mất thời gian chờ 5 ngày sau khi đăng ký phát hành.
  • Tiết kiệm thời gian về thủ tục hành chính thuế.
  • Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ hoá đơn.
  • Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
  • Người mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp không bị rủi ro mất hóa đơn.
  • Cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan thực hiện việc tiếp nhận thông tin hóa đơn dưới dạng tệp dữ liệu điện tử do doanh nghiệp cung cấp, không yêu cầu doanh nghiệp phải in hóa đơn đã xác thực ra giấy.
  • Mọi khách hàng là người mua hàng hóa của DN, nếu có nghi ngờ về hóa đơn giả hay không, có thể tra cứu tại trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn của TCT. Do đó người mua hàng của DN yên tâm hơn vào hóa đơn do DN phát hành ra, giúp nâng cao uy tín của DN đối với người mua hàng.
Câu hỏi 4: Doanh nghiệp muốn tham gia hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn thì cần phải có điều kiện gì?
Trả lời:
Căn cứ Điều 4, Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có xác thực của cơ quan thuế quy định: Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau đây được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:
  • Là các doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.
  • Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và còn hiệu lực.
  • Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.
Câu hỏi 5: Để sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện những thủ tục gì?
Trả lời:
Để đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện những thủ tục sau:
1. Doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (https://laphoadon.gdt.gov.vn) để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, nội dung đăng ký bao gồm:
  • Đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.
  • Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.
2. Trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:
  • Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp.
  • Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp thuận cho doanh nghiệp.
3. Sau khi nhận được thông báo chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp truy cập phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện đăng nhập và đăng ký phát hành cho hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau khi đăng ký phát hành hành công, doanh nghiệp có thể phát hành ngay hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.
(Căn cứ Điều 6 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015)

Câu hỏi 6: Doanh nghiệp chưa có phần mềm quản lý hóa đơn thì có phát hành được hóa đơn điện tử có xác thực của cơ quan thuế hay không?
Trả lời:
Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn có nhiều hình thức khác nhau giúp doanh nghiệp có thể phát hành và lập được hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
  • Trường hợp DN chưa có phần mềm lập hóa đơn riêng, có thể lập hóa đơn, quản lý hóa đơn và cấp mã xác thực hóa đơn của DN mình trực tiếp tại trang web https://laphoadon.gdt.gov.vn của TCT (VAN). Mỗi DN sẽ có tài khoản truy cập khác nhau. Với mô hình này, DN cần có máy tính kết nối với mạng internet tại thời điểm cần lập hóa đơn, tra cứu hay gửi cấp mã xác thực hóa đơn.
  • TCT cũng hỗ trợ DN chưa có phần mềm lập hóa đơn riêng muốn quản lý hóa đơn tại DN mình bằng cách cung cấp miễn phí cho DN phần mềm lập, quản lý và gửi hóa đơn đi cấp mã xác thực (ICA). Để tự cài đặt chương trình này, DN cần có máy tính có cấu hình đáp ứng yêu cầu của hệ thống đó.
Câu hỏi 7: Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được không?
Trả lời:
Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế . Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký cùng lúc sử dụng nhiều chứng thư số khác để xác thực hóa đơn. Yêu cầu chứng thư số đó phải hợp lệ (là chứng thư số có MST của doanh nghiệp, còn hạn sử dụng và không thuộc danh sách các chứng thư số bị thu hồi).
 
Câu hỏi 8: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, DN có cần phải thông báo phát hành như với hóa đơn giấy?
Trả lời:
Doanh nghiệp cần phải đăng ký phát hành những số hóa đơn sẽ sử dụng cho hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, không sử dụng chung thông báo phát hành với các loại hóa đơn khác (hóa đơn giấy/hóa đơn điện tử thông thường). Doanh nghiệp thông báo phát hành ngay trên trang https://laphoadon.gdt.gov.vn. Mẫu và ký hiệu hóa đơn có thông tin đặc thù như sau:
  • Mẫu hóa đơn có số liên = 0
  • Ký hiệu hóa đơn có ký tự cuối cùng là "E"
Câu hỏi 9: Làm thế nào để khách hàng của doanh nghiệp biết được hóa đơn chuyển đổi ra giấy là có giá trị và không phải là hóa đơn giả?
Trả lời:
  • Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế
  • Trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin của hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn xác thực chuyển đổi với hoá đơn xác thực gốc là “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN XÁC THỰC”.
  • Người mua có thể vào trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn và nhập thông tin về hoá đơn để tra cứu nội dung trên hoá đơn.
Câu hỏi 10: Doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (đã giao cho người mua) nhưng sau đó phát hiện có sai sót thì phải xử lý thế nào?
Trả lời:
Trường hợp doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (đã giao cho người mua) nhưng sau đó phát hiện có sai sót thì có thể xử lý như sau:
a) Lập hóa đơn thay thế: trường hợp hóa đơn đã được cấp mã xác thực và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã xác thực và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai sót thì phải lập hóa đơn thay thế. Trên hóa đơn thay thế có hiển thị dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn xác thực số …”.
b) Lập hóa đơn điều chỉnh: Trường hợp hóa đơn đã được cấp mã xác thực và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện có sai sót thì người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh có hiển thị dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số …”.
c) Xóa bỏ hóa đơn: Trường hợp hóa đơn đã được cấp mã xác thực nhưng chưa gửi cho người mua hoặc hóa đơn đã xác thực, đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã xác thực, đã gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai phải xóa bỏ. Xóa bỏ hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế là làm cho hóa đơn đã được cấp mã xác thực không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.
 
Câu hỏi 11: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế có phải in ra để kê khai thuế hay không?
Trả lời:
Tại điểm 3 điều 22 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đã quy định: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đã được doanh nghiệp nhận, lưu thông tin dưới dạng tệp dữ liệu điện tử được sử dụng để kê khai, giao dịch với cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan. Cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan thực hiện việc tiếp nhận thông tin hóa đơn dưới dạng tệp dữ liệu điện tử do doanh nghiệp cung cấp, không yêu cầu doanh nghiệp phải in hóa đơn ra giấy.
 
Câu hỏi 12: Doanh nghiệp bán hàng hóa cho khách hàng xong thì giao hóa đơn điện tử có mã xác thực cho khách hàng như thế nào?
Trả lời:
Doanh nghiệp bán hàng gửi hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cho người mua qua thư điện tử hoặc thiết bị lưu trữ (nếu người mua có yêu cầu).
Doanh nghiệp bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thực hiện chuyển đổi hoá đơn xác thực ra giấy để chuyển cho người mua trong trường hợp người mua không có phương tiện tiếp nhận hoá đơn xác thực (nếu cần).
 
Câu hỏi 13: Doanh nghiệp không thường xuyên kết nối với internet thì làm thế nào để tham gia hệ thống xác thực hóa đơn?
Trả lời:
Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sau:
  • Nếu doanh nghiệp đã có phần mềm lập hóa đơn riêng, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tại hệ thống của mình, sau đó kết nối đến cổng dịch vụ cấp mã xác thực hóa đơn của TCT và gửi các hóa đơn đi cấp mã xác thực (đơn lẻ hoặc nhiều hóa đơn) tại thời điểm doanh nghiệp có kết nối internet.
  • Nếu doanh nghiệp chưa có phần mềm lập hóa đơn riêng, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) do Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí để lập hóa đơn và gửi các hóa đơn đi cấp mã xác thực (đơn lẻ hoặc nhiều hóa đơn). Phần mềm lập hoá đơn cho doanh nghiệp phải đảm bảo kết nối mạng Internet tại thời điểm doanh nghiệp ký và gửi hoá đơn đến cơ quan thuế để cấp mã.
Câu hỏi 14: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được lập bằng phần mềm, mỗi lần có thanh tra kiểm tra đến thì kiểm tra bằng cách nào?
Trả lời:
Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng tệp điện tử (file xml đã được ký điện tử) để cung cấp cho cơ quan thuế khi thanh tra kiểm tra.
 
Câu hỏi 15: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được lưu trữ thế nào? Nếu mất dữ liệu thì làm thế nào?
Trả lời:
Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu hóa đơn đã được cấp mã xác thực của doanh nghiệp mình dưới định dạng tệp điện tử (file xml đã được ký điện tử) theo chuẩn do Tổng cục Thuế qui định. Thời gian lưu trữ tuân thủ luật kế toán.
 
Câu hỏi 16: Doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế nhưng không sử dụng hết số hóa đơn đã đăng ký phát hành thì phải làm gì?
Trả lời:
Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng các số hóa đơn đã đăng ký phát hành, doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN: https://laphoadon.gdt.gov.vn) để khai báo việc hủy số hóa đơn đã đăng ký nhưng chưa sử dụng.
 
Câu hỏi 17: Có phải mọi hóa đơn gửi đi đều được cấp mã xác thực của cơ quan thuế không?
Trả lời:
Không phải mọi hóa đơn do doanh nghiệp lập và gửi đi yêu cầu cấp mã xác thực đều được Tổng cục Thuế cấp mã xác thực. Tổng cục Thuế chỉ cấp mã xác thực cho những hóa đơn có đủ các điều kiện sau:
  • Số hóa đơn của doanh nghiệp đã được đăng ký phát hành tại phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).
  • Mã số thuế của doanh nghiệp bán đang ở trạng thái hoạt động bình thường và là đơn vị được phép phát hành hóa đơn.
  • Mã số thuế của đơn vị mua (nếu có) đang ở trạng thái hoạt động bình thường, không thuộc diện bỏ trốn/mất tích/đóng cửa.
  • Chứng thư số dùng để ký điện tử trước khi gửi đi cấp mã xác thực phải là chứng thư số do doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế (việc đăng ký được doanh nghiệp tự thực hiện tại tại trang https://laphoadon.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế (VAN))
  • Chứng thư số dùng để ký điện tử trước khi gửi xác thực không thuộc danh sách chứng thư số đã bị hủy.
 
Câu hỏi 18: Với những hóa đơn của doanh nghiệp đã lập, đã cấp số hóa đơn nhưng không được cấp mã xác thực thì doanh nghiệp phải xử lí như thế nào?
Trả lời:
Doanh nghiệp thực hiện như sau:
  • Trường hợp hóa đơn đã lập, đã sinh số hóa đơn của doanh nghiệp nhưng chưa được cấp mã xác thực, nếu phát hiện hóa đơn lập sai hoặc trường hợp hóa đơn không được cấp mã xác thực do lỗi của doanh nghiệp thì các hóa đơn này sẽ phải hủy và không được gửi đi cấp mã xác thực lại.
  • Doanh nghiệp có thể thực hiện hủy hóa đơn chưa cấp mã xác thực tại trang web https://laphoadon.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế (VAN).
Câu hỏi 19: Nếu gửi hóa đơn để xác thực vào thời điểm ngoài giờ hành chính thì có được xác thực không?
Trả lời:
Hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế hoạt động 24/7 kể cả ngày lễ, tết.
 
Câu hỏi 20: Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế vận chuyển hàng hóa trên đường thì doanh nghiệp xuất trình hoá đơn cho cơ quan quản lí thị trường như thế nào?
Trả lời:
Doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi hoá đơn ra giấy để sử dụng khi vận chuyển hàng hoá trên đường.
Trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin của hóa đơn, dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi với hoá đơn xác thực gốc là “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN XÁC THỰC”. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế ra giấy phải đáp ứng quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.
 
Câu hỏi 21: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế thì phải kê khai khấu trừ thuế như thế nào?
Trả lời:
Các hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đã được doanh nghiệp nhận, lưu thông tin dưới dạng tệp dữ liệu điện tử được sử dụng để kê khai, giao dịch với cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan như với hoá đơn thông thường.
 
Câu hỏi 22: Tôi là cá nhân đi mua hàng của doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế và cần lấy hoá đơn để thanh toán, tôi phải làm thế nào?
Trả lời:
Trường hợp người mua hàng cần lấy hóa đơn để thanh toán với công ty, cần cung cấp cho người bán thông tin địa chỉ thư điện tử của công ty để người bán sau khi lập hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế có trách nhiệm gửi nội dung hóa đơn vào thư điện tử của công ty của người mua. Hoặc người mua có thể yêu cầu người bán cung cấp file xml nội dung hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cho người mua (nếu người mua có phương tiện lưu trữ) hoặc yêu cầu người bán chuyển đổi hoá đơn điện tử có mã xác thực ra giấy.
Người mua có thể vào trang thông tin điện tử của ngành thuế theo địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra nội dung trên hoá đơn.
 
Nguồn: Tổng cục Thuế
Live Help - Online