HƯỚNG DẪN CẬP NHẬT DỮ LIỆU TỪ EXCEL

09/10/2017 |  Lượt xem: 771
MỘT SỐ LƯU Ý CHUNG KHI CẬP NHẬT FILE EXCEL:
- Tất cả các cột màu đỏ bắt buộc phải điền đầy đủ thông tin.
- Dữ liệu phải là liên tục, không được để dòng trống trong file.
- Không để link, công thức trong tất cả các nội dung.
- Phải viết hoa các cột mã: mã đối tượng, mã nhóm đối tượng, mã vật tư…
- Cột ngày tháng phải để định dạng Date theo kiểu dd/MM/yy hoặc dd/MM/yyyy.
- Cột số lượng, thành tiền, giá bán, … phải để định dạng Number.
- Các ô có giá trị số mà không có giá trị thì phải điền số 0 chứ không được bỏ trống.
- Font chữ trong file excel nên để Arial để tránh bị lỗi font khi cập nhật vào phần mềm.
CẬP NHẬT DANH MỤC CẬP NHẬT CHỨNG TỪ SỐ DƯ ĐẦU KỲ, TỒN KHO ĐẦU KỲ
- Các cột: loại đối tượng, loại vật tư,loại hợp đồng… sẽ theo quy ước trong phần mềm, người dùng có thể xem chức năng tương ứng trong phần mềm để điền cho chính xác.
- Riêng đối với danh mục vật tư, hàng hóa, thành phẩm:
+ Nếu loại vât tư là “1”: phải nhập mã sản phẩm tương ứng với mã thành phẩm đang nhập.
+ Nếu loại vật tư khác “1”: bỏ trống ô mã sản phẩm.
 
 
 
 
 
 
 
 
- Các ô nội dung: tên tài khoản, mã đối tượng, mã vật tư hàng hóa, mã sản phẩm, mã kho, mã bộ phận, mã hợp đồng (nếu điền) phải đã tồn tại trong danh mục tương ứng trong phần mềm.
- Mã chứng từ tương ứng khi làm dữ liệu trên excel: 
+ PT: Phiếu thu
+ PC: Phiếu chi
+ BC: Báo có
+ BN: Báo nợ
+ PK: Phiếu kế toán
 
 
 
 
 
 
 
 
- Những file thể hiện số dư đầu kỳ và tồn kho đầu kỳ bắt buộc ngày chứng từ phải trước ngày bắt đầu hạch toán.
- Mã đối tượng chỉ nhập khi tài khoản là tài khoản công nợ: đối với mỗi 1 đối tượng công nợ sẽ tương ứng từng dòng excel riêng.
- Giá trị số dư:
+ Đối với mỗi dòng chỉ có dư Nợ hoặc dư Có.
+ Giá trị ngoại tệ chỉ được nhập khi Mã tiền tệ là ngoại tệ.
- Khi nhập giá trị số dư của vật tư, hàng hóa thì bắt buộc mã vật tư, hàng hóa phải đã tồn tại trong phần mềm.
- Nếu nhập số dư đầu kỳ vào thời điểm đầu niên độ kế toán thì số dư đầu năm và số dư đầu kỳ là giống nhau.
 
 
 
Chú ý: Trường hợp không cập nhật được cả file excel vào phần mềm, đã kiểm tra tổng quát nhưng không phát hiện được lỗi thì mình sẽ chia nhỏ file excel ra để cập nhật từng phần. Chắc chắn bằng cách này các bạn sẽ tìm ra được phần dữ liệu bị khai báo sai.

Trên đây là những lưu ý khi cập nhật file excel vào phần mềm kế toán 3TSoft.

Nếu bạn thực hiện các bước kiểm tra như trên mà vẫn không cập nhật được thì hãy liên hệ ngay với 3TSoft để được hỗ trợ kịp thời nhé!!!

CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG!

 
Live Help - Online